Bí quyết hoàn thành công việc đúng thời hạn

Trong cuộc họp đầu tuần, nhiệm vụ của tất cả mọi người chính là lên lịch làm việc trong tuần, lập thời hạn hoàn thành các công việc. Hầu hết mọi người đều tỏ ra lo lắng khi chốt một thời điểm xác định nào đó phải hoàn thành công việc hay một dự án cụ thể. Rất khó để có thể dự đoán trước những nhiệm vụ khác không được báo trước mà bạn phải giải quyết trong quá trình làm việc.

Tuy nhiên, đừng để các công việc, các dự án của bạn luôn bị trì hoãn thời hạn hoàn thành. Nó sẽ làm bạn mất tập trung, xao nhãng bởi các yếu tố bên ngoài, làm giảm năng suất cũng như kết quả của công việc đó. Hãy tham khảo 6 lời khuyên dưới đây để đảm bảo bạn luôn đạt đúng tiến độ làm việc.

1. Bắt đầu với những thông tin cụ thể

Trước hết, bạn hãy xác định chính xác, thời hạn cuối cùng là khi nào? Làm rõ liệu "cuối tuần" có nghĩa là 5 giờ chiều thứ Sáu hay đầu giờ sáng thứ Bảy. Tiếp đó hãy xác định các mục tiêu cụ thể cần hướng đến để thực hiện như: Khách hàng của bạn muốn gì? Bạn phải làm những gì để đáp ứng nhu cầu của họ? Làm cách nào để thực hiện công việc một cách nhanh nhất? Phân bổ thời gian như thế nào cho phù hợp?.

2. Thương lượng

Bạn không nên chấp nhận một lịch làm việc dày đặc với các công việc cần giải quyết đến nỗi bạn không có cả thời gian để ăn trưa, uống một tách cà phê hay chợp mắt vào giờ nghỉ. Hãy biết thương lượng và đề xuất một hạn định hợp lý hơn cho các nhiệm vụ ngay lúc đó, thay vì đến hạn chót, bạn mới thông báo với Sếp rằng bạn không thể hoàn thành đúng theo kế hoạch. Khéo léo cân bằng giữa mong muốn về hiệu suất làm việc của Sếp và thời gian hoàn thành thực tế của bạn. Thêm 1 ngày hay thậm chí là nửa ngày với bạn cũng rất có ích để bạn xem xét lại công việc một cách cẩn thận và đảm bảo không có sai sót.

3. Chia nhỏ các nhiệm vụ

"Hoàn thành một dự án lớn vào thứ sáu" không phải là một mục hành động. Bắt đầu với các nhiệm vụ lớn nhất và chia nhỏ chúng thành các nhiệm vụ nhỏ, đặt lịch hoàn thành các nhiệm vụ ấy trong thời hạn khả thi nhất. Sau đó khớp lại cả quá trình thực hiện dự án, xem liệu với quỹ thời gian bạn đưa ra có kịp tiến độ hoàn thành? Cân đối lại thời gian để đảm bảo đến thứ 6, bạn có thể kết thúc dự án như hạn định.

4. Lường trước các thay đổi

Khi bạn lên kế hoạch, hãy dự đoán trước các sự cố thay đổi có thể xảy ra trong quá trình thực hiện, ví dụ như: khách hàng thay đổi lịch hẹn, nhà cung cấp không giao hàng đúng thời hạn, xảy ra một số lỗi kỹ thuật… Hãy tập cho mình thói quen kiểm soát các công việc một cách tổng quát nhất,  đánh dấu một vài ngày trước thời hạn thực tế để bạn có thời gian để ứng phó với những thay đổi hoặc các trường hợp khẩn cấp ngay cả vào phút cuối.

5. Yêu cầu giúp đỡ 

Không ai được điểm thêm cho cố gắng để là một anh hùng. Tốt hơn hơn hết, bạn nên yêu cần được giúp đỡ khi cần thiết như thêm thời gian, thêm nguồn lực để hỗ trợ bạn làm các công việc đòi hỏi tính kỹ thuật, chuyên môn cao. Kiểm tra thường xuyên những vướng mắc trong quá trình thực hiện và giải quyết ngay khi có thể. Nếu không bạn sẽ bị rơi vào tình trạng căng thẳng, chán nản trước khi đạt được hiệu quả công việc như mong đợi.

6. Hãy bắt tay vào thực hiện 

Đừng kết thúc cuộc họp đầu tuần khi bạn chưa xác định rõ ràng các công việc mình phải làm, bước tiếp theo bạn cần làm là gỉ, hạn chót để hoàn thành nó… Điều này sẽ giúp nhóm nghiên cứu tập trung vào các nhiệm vụ ở phía trước của họ và chứ không bị áp lực bởi cường độ của các dự án trước đó.

Một trong những câu nói yêu thích của tôi là: "Mục tiêu là một giấc mơ với thời hạn” có nghĩa là:

1) Mục tiêu là những gì bạn muốn đạt được

2) Giấc mơ là những gì bạn nghĩ rằng bạn có thể làm

3) Thời hạn là thời gian bạn đặt ra để làm

Thời hạn không chỉ là yếu tố tạo áp lực về thời gian, mà còn mang lại cho bạn rất nhiều lợi ích- bạn không ngờ tới. Nó giúp bạn tổ chức thời gian của bạn một cách hiệu quả và hợp lý nhất. Nó giúp bạn thiết lập các ưu tiên giữa: việc quan trọng khẩn cấp, việc quan trọng không khẩn cấp, việc không quan trọng, khẩn cấp và việc không quan trọng, không khẩn cấp. Nó giúp bạn khám phá ra những phương thức làm việc hiệu quả nhất để hoàn thành kế hoạch đúng hạn, thậm chí trước thời hạn. Cuối cùng, nó tạo động lực cho bạn không ngừng cố gắng để đạt được thành công!

Bạn thấy đấy, biết bao lợi ích mà thời hạn mang lại cho bạn, hãy tự đặt thời hạn cho các công việc của mình ngay lúc này, bạn sẽ thấy nó hiệu quả như thế nào và năng suất làm việc của bạn tiến triển ra sao. Chúc bạn thành công!

Nguồn: best.edu.vn

 

Bí quyết hoàn thành công việc đúng thời hạn

 

Bí quyết hoàn thành công việc đúng thời hạn

đánh giá / Nhận xét
Đánh giá của bạn:  
*
*
*
*
 Captcha


Phụ gia thực phẩm Đường tạo ngọt Dextrose

Phụ gia thực phẩm Đường tạo ngọt Dextrose

Dextrose thường được sử dụng để cải thiện hương vị, tăng cường độ ngọt, và cung cấp năng lượng trong nhiều sản phẩm thực phẩm và đồ uống....Xem ngay
Vì sao PAC được xem là hoá chất quan trọng trong xử lý nước?

Vì sao PAC được xem là hoá chất quan trọng trong xử lý nước?

Poly Aluminium Chloride (PAC) chuyên dùng trong xử lý nước sản xuất, nước công nghiệp, dùng trong sản xuất giấy, dầu khí,... Xem ngay
Bột Trợ Lọc DIATOMITE Trong Sản Xuất, Chế Biến Thực Phẩm

Bột Trợ Lọc DIATOMITE Trong Sản Xuất, Chế Biến Thực Phẩm

Các nhà sản xuất thực phẩm hàng đầu thế giới cũng như các doanh nghiệp, hộ kinh doanh trong lĩnh vực sản xuất, chế biến thực phẩm sử...Xem ngay
Cách tẩy rỉ sét trên inox sạch cặn

Cách tẩy rỉ sét trên inox sạch cặn

Đồ dùng inox nói riêng và kim loại nói chung rất dễ bị rỉ sét sau một thời gian sử dụng. Hiện tượng oxy hoá gây ra những...Xem ngay
Phân biệt các loại Muối trong thực phẩm

Phân biệt các loại Muối trong thực phẩm

Muối là một khoáng cần thiết cho cơ thể con người, muối tồn tại dạng tinh thể, gồm 2 nguyên tố chính là Natri và Clo. Đối với cơ...Xem ngay
Sản xuất Đậu phụ (Đậu hũ) trong công nghệ thực phẩm

Sản xuất Đậu phụ (Đậu hũ) trong công nghệ thực phẩm

Ðậu phụ hay còn gọi đậu hũ, tàu hũ (Tofu) là thực phẩm rất được sử ở các nước Châu Á, trong đó có Việt Nam. Đậu hũ...Xem ngay
Acid Formic (HCOOH) - Hợp chất acid hữu cơ thông dụng trong sản xuất

Acid Formic (HCOOH) - Hợp chất acid hữu cơ thông dụng trong sản xuất

Acid Formic là hợp chất Acid hữu cơ được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực, phổ biến nhất là trong ngành sản xuất cao su, dệt nhuộm, diệt...Xem ngay
Các loại hạt hút ẩm hiện nay?

Các loại hạt hút ẩm hiện nay?

Gói hút ẩm dường như đã quá quen thuộc với đời sống của chúng ta có thể dễ dàng bắt gặp trong cái túi bánh kẹo, trong lọ...Xem ngay
Tìm hiểu Gói hút Oxygen bảo quản thực phẩm?

Tìm hiểu Gói hút Oxygen bảo quản thực phẩm?

Gói hút oxy không còn xa lạ với chúng ta, gói được để bên trong túi bánh kẹo nhầm bảo quản tốt hơn: trong gói bánh trung thu,...Xem ngay

    Copyright 2022 © TÂN HÙNG THÁI | Hotline: 0938838376www.tanhu

    Thiết kế bởi